Γνωστοποίηση στην αρχή προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα της σύστασης και λειτουργίας αρχείου ή της έναρξης της επεξεργασίας – Χρόνος διενέργειας γνωστοποίησης

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας υποχρεούται να γνωστοποιήσει εγγράφως στην Αρχή τη σύσταση και λειτουργία αρχείου ή την έναρξη της Επεξεργασίας (άρθρο 6 παρ. 1 του Ν. 2472/1997).

Ως “υπεύθυνος επεξεργασίας” δε, ορίζεται, βάσει του άρθρου 2ζ του ίδιου νόμου, οποιοσδήποτε καθορίζει το σκοπό και τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως φυσικό ή νομικό πράσωπο, δημόσια αρχή ή υπηρεσία ή οποιοσδήποτε άλλος οργανισμός.

Με τη γνωστοποίηση της προηγούμενης παραγράφου ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει απαραιτήτως να δηλώνει στην Αρχή Προστασίας:            

α) Το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία ή τον τίτλο του και τη διεύθυνσή του.

β) Τη διεύθυνση όπου είναι εγκατεστημένο το αρχείο ή ο κύριος εξοπλισμός που υποστηρίζει την επεξεργασία.

γ) Την περιγραφή του σκοπού της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται ή πρόκειται να περιληφθούν στο αρχείο.

δ) Το είδος των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υφίστανται ή πρόκειται να υποστούν επεξεργασία ή περιέχονται ή πρόκειται να περιληφθούν στο αρχείο.

ε) Το χρονικό διάστημα για το οποίο προτίθεται να εκτελεί την επεξεργασία ή να διατηρήσει το αρχείο.

στ) Τους αποδέκτες ή τις κατηγορίες αποδεκτών στους οποίους ανακοινώνει ή ενδέχεται να ανακοινώνει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

ζ) Τις ενδεχόμενες διαβιβάσεις και το σκοπό της διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες.

η) Τα βασικά χαρακτηριστικά του συστήματος και των μέτρων ασφαλείας του αρχείου ή της επεξεργασίας.

Τα στοιχεία της προηγούμενης παραγράφου καταχωρίζονται στο Μητρώο Αρχείων και Επεξεργασιών που τηρεί η Αρχή.

Κάθε μεταβολή των στοιχείων που αναφέρονται  στην παράγραφο 2 πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως και χωρίς καθυστέρηση από τον υπεύθυνο στην Αρχή.

Σύμφωνα με την απόφαση 45/2009 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΤΝΠ ΝΟΜΟΣ) το άρθρο 6 παρ. 1 του Ν. 2472/1997 ερμηνευμένο υπό το πρίσμα της αντίστοιχης διάταξης του άρθρου 18 § 1 της Οδηγίας 95/46/ΕΚ (τα κράτη μέλη προβλέπουν ότι η κοινοποίηση πραγματοποιείται από τον υπεύθυνο της επεξεργασίας ή από τον τυχόν εκπρόσωπό του προς την αρχή ελέγχου του άρθρου 28, πριν από την εκτέλεση μιας επεξεργασίας ή συνόλου επεξεργασιών, αυτοματοποιημένων εν όλω ή εν μέρει, με στόχο την επίτευξη ενός ή περισσότερων συναφών σκοπών), έχει την έννοια ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να προβεί σε γνωστοποίηση πριν από την έναρξη της επεξεργασίας.

 

Μαρία Τζαβέλα

Δικηγόρος, LL.M.

E-mail: info@efotopoulou.gr